Tujuan, Unsur, Ciri dan Fungsi Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi

Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3.Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.


4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha

Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation

Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

- Administrasi memiliki tujuan yang jelas
Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.

- Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.

- Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.

- Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.


Fungsi Administrasi dalam organisasi:

1. Planning (Perencanaan)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Coordinating (Kordinasi)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing (Penempatan)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)

Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan Administrasi

1. Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.
2. Agar seorang pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
3. Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
4. Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.